賢い会社は社内資料にPowerPointを使わない - 社内資料にPowerPointを使うことを禁止しよう

なんと、日本の会社で、マイクロソフトのOfficeに含まれているプレゼンテーションツールである「パワーポイント」を社内会議向けにたくさん使わざるを得ない会社って、かなり多いんです。特に、大企業で。



末端の新入社員の報告から、技術者の技術解説、経営者の方針発表までですよ!

こんなことをやっていたら、無駄な仕事が増えるだけで、会社が潰れます。

ワープロで資料を作ることと比べて、パワーポイントの資料作成はものすごく時間がかかります。



(参考画像:パワーポイントのメリット(?)の説明)




「それが仕事でしょ」と思っているそこのあなた!

あなたは間違っています。それが仕事となってしまっている状況は会社をつぷします。



「アメリカの会社って、もっと使っているでしょ」と思っているそこのあなた!

まったくそんなことはありません。私はアメリカの会社にも日本の会社(メーカー)にもそれぞれ5年以上勤めていましたが、アメリカの会社では1回しか使いませんでした。

そもそもアメリカの会社では物事の責任者が基本的には1人だから(少なくとも日本の会社のように多くの同じような立場の人がたくさんいて決めるわけではありません)、社内会議なんか少ないんです。

3人以下で短く話し合って決めることがかなり多いです。日本では、これが5人以上とかいうことになって日本式の無駄な会議が開催されることになります。




それに比べて日本の会社ではパワーポイントの資料がそこらじゅうで使われています。

理由は、上司たちが、ある程度作業が多いことがわかっていても、図を含むビジュアルな資料を要求するからです。

日本企業では、主流とは別の方法の仕事スタイルをなかなかとれません。

パワーポイント使用を禁止する会社が増えている理由(All Aboutの記事)には、欠点が幾つか書かかれています。

・まずは作業効率。やっぱり作成に時間がかかる。
・スライドは一見わかりやすく思うが、簡素化され過ぎていたり、抽象化されていたりして、読み解くことに時間がかかったり、誤解を招いたりする。
・図表や箇条書きでまとめると、自分の思考を深めることにつながらない。
・同じく思考が深まらないので、対話や討論が行いづらい。
「パワーポイント大好き」な会社では、それが理解しやすいと思っていることが多いのですが、この「理解しやすい」にこだわるのは、「異論が出ないようにしたい」ということで、要するに一方的な報告、説明だけにして、できるだけ「議論をせずに済ませたい」と考えていたように思えたということです。
これもその通りです。

別の言い方をすると、余計なものを見せないことで、承認取り会議をスムースにしたいということです。

逆に言えば、資料の作りによっては、大いにミスリードを招くような資料とすることができるわけです。

そして、資料には「文章」が少ないので、口頭で説明したことについては、承認取りが終わった後に証拠が残りません。


日本人は誤った判断をすることもある国民性


昔、日本では、ソ連のスパイの尾崎秀実という朝日新聞記者が共産勢力のために、日本が、中国の国民党と、そしてアメリカと戦争をするように工作していました。(ゾルゲ事件を参照

これとの関係性ははっきりとしていませんが、朝日新聞他では日中戦争や日米戦争を煽っていました。

近衛「まろ」内閣などがそのような工作に踊らされたこともあって、誤った判断に基づいて日中戦争と太平洋戦争を行ったのです。

(もちろん踊らされる方がマヌケなのですが…)

(よく「ハル・ノート」が…と書いてある書籍などもありますが…そこで負ける戦争をやってしまうなんて。。。)

日本人は、そのような誤った判断をすることもある国民性です。

現在の日本の会社でも誤った判断をしないようにすることは重要なことです。

シャープで液晶工場への大型投資を行った判断は正しかったのか!?



もちろん、結果的にはこれで会社が危うくなっています。

判断を行った際には、シャープの「優秀」な社員が「ミスリードぎみ」なPowerPoint資料を作ったことでしょう。




この機会にパワーポイントからぜひ考えてみてくれるとうれしいです。

ようするに、

パワーポイントなんて嫌だ~!! I hate PowerPoint!!


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